Dokumenty
Dokumenty lze do dokumentové části Sofa (DMS) vkládat a vytvářet přímo v prostředí Sofa přes GUI rozhraní nebo díky činnosti některé z agend. Dále je možné prostřednictvím Sofa API soubory do DMS posílat z aplikací Microsoft 365.
Dokumenty v dokumentové části Sofa
Co se vytváření a ukládání dokumentů týče, jsou přímo v aplikaci Sofa dvě části:
-
Dokumentová část (DMS) – pro vytváření a úpravy dokumentů. Z dokumentové části lze soubory archivovat, čímž se soubor dostane do SmartSafe (archivu).
-
Archívní část (SmartSafe) – slouží pro archivaci dokumentů. Ve SmartSafe již nelze tento soubor upravovat.
-
Z archivu budou dokumenty po uplynutí nastavené lhůty skartovány.
-
V dokumentové i archivační části mohou být soubory dlouhodobě udržovány.
Z pohledu uživatele je archívní část podmnožinou dokumentové části, takže jsou v dokumentové části vidět jak dokumenty otevřené, tak dokumenty archivované. V dokumentové části lze zobrazení archivovaných dokumentů potlačit nastavením filtru. Zabrání se tak třeba dvojímu zobrazení téhož dokumentu, který se jednou zobrazuje jako uložený v DMS a jednou v archívu.
Ke každému vkládanému souboru lze přiřadit odpovídající metadata a tato metadata případně dodatečně upravovat.
Souborům lze nastavovat práva pro přístup či editaci. Z hlediska úprav mohou být dokumenty ve dvou stavech – otevřeném a archivovaném.
-
U otevřeného dokumentu lze měnit celý obsah – jak binární část, tak i metadata.
-
Od okamžiku archivace nelze měnit binární část; metadata měnit lze.
Když se dokument ukládá do archivu, ověřuje se, zda je podepsán kvalifikovaným podpisem. Pokud tomu tak není, připojí se kvalifikovaná pečeť a časové razítko. Proces se odehrává na pozadí, bez zásahu uživatele. Poté se dokument zařazuje do systému dlouhodobé údržby.
O podpisu dokumentu se uživatel může přesvědčit pomocí tlačítka Zobrazit podpisy. Co se týče časových razítek a pečeti, uživatel nemusí nic nastavovat, to se zajistilo samočinně při instalaci. |
Spolupráce s Microsoft 365
Velmi široké možnosti nabízí Integrace s kancelářskými aplikacemi Microsoft 365. Doplněk Sofa 365 Bridge integruje agendy a funkcemi aplikace Sofa s prostředím Microsoft 365. Dokumenty tak můžete vytvořit v prostředí aplikací Microsoft 365 a následně odeslat do podepisovací agendy SignPoint. Podepsané dokumenty lze pak snadno archivovat v Sofa.
Rozhraní pro přístup k DMS a SmartSafe
Rozhraní pro přístup k dokumentové části i archívu jsou dostupná z hlavní příkazové nabídky Sofa (pod tlačítkem s devíti tečkami) přes příkazy Dokumenty a SmartSafe.
Obě rozhraní jsou prakticky shodná, až na pár odlišností.
Administrátor pro ně může vytvářet tzv. pohledy, jejichž pomocí lze dokumenty zobrazovat selektivně podle typu. Tyto pohledy si pak uživatel volí v pracovním okně, kde může s dokumenty potřebného typu pracovat. Součásti prostředí je i fulltextové vyhledávání, stejné jako možnost nastavení uživatelských filtrů.
Příkazem Dokumenty otevřete stejnojmenné okno, které můžeme rozdělit na tyto části:
-
V levé části jsou položky s pohledy na dokumenty. Ty spravuje administrátor Sofa.
-
Ve střední části je pracovní plocha, kde je seznam dokumentů odpovídajících nastavenému pohledu (a případně i filtru).
-
V pravé části lze volitelně (klepnutím na symbol „i“ v kroužku) zobrazit modální okno s podrobnostmi o vybraném souboru či souborech. Zobrazují se zde metadata vybraného souboru, která tu je možné i upravovat. Klepněte na odkaz Aktualizovat, čímž přejdete do editačního režimu, kde můžete změnit metadata či vložit novou verzi souboru. Stejnou funkci má i tlačítko Aktualizovat na nástrojové liště.
Pokud je vybrán více než jeden soubor, zobrazují se pouze ta metadata, která jsou shodná pro všechny soubory. -
Nad těmito částmi je umístěno vyhledávací pole, nástrojová lišta s tlačítky spouštějícími akce pro práci s vybraným dokumentem či skupinou dokumentů a také tlačítky pro obsluhu filtrace zobrazení. Nabídka tlačítek se liší podle toho, zda je v seznamu ve střední části okna vybraný soubor, skupina souborů nebo není vybráno nic.