Vkládání dokumentů do DMS
Nahrávání dokumentů prostřednictvím agend
Velká část dokumentů se do dokumentového systému dostane prostřednictvím činnosti agend Sofa. Téměř všechny agendy s nějakými dokumenty pracují a poté je ukládají do DMS, kde je můžete vidět pod příslušnými pohledy.
Tak třeba agendy Faktura, Smlouva a Nákupní požadavek uloží do patřičných pohledů odpovídající doklady a postarají se o jejich archivaci či evidenci. Agendy pro práci s datovými schránkami zase ukládají datové zprávy a jejich přílohy – příchozí i odchozí, podle kontaktovaných datových schránek. Důležitá je možnost elektronického podepisování a ukládání podepsaných dokumentů včetně archivace agendou SignPoint… atd.
Bližší informace najdete v popisech jednotlivých agend.
Nahrávání dokumentů ze souborů
Do dokumentového systému Sofa lze také dokumenty přímo nahrávat ze souborů, včetně zápisu potřebných metadat.
Možnost vkládání má ovšem uživatel pouze u těch pohledů, kde má k tomu patřičné oprávnění.
V okně Dokumenty otevřete pohled požadovaného typu (například Smlouvy) a klepněte na tlačítko +Vložit.
Otevře se okno Vložit soubor. V jeho levé horní části klepněte na odkaz + Přidat soubor a vyberte soubor s dokumentem, který chcete do Sofa přidat.
Dále je nutno specifikovat povinná metadata dokumentu. Pokud je potřeba, vyberte typ vkládaného souboru voličem Typ souboru. U pohledů, kde je datový typ jednoznačně dán – například Smlouvy, Faktury a podobně – se datový typ nenastavuje. V obecných systémových pohledech, typicky je to pohled Všechny soubory, existuje možnost vkládat soubory různých typů. Potom volič umožňuje výběr ze všech typů, pro které má uživatel nastavené oprávnění pro vkládání.
Podle nastaveného datového typu se otevřou pole pro vstup metadat. Pro každý typ dokumentu se zadávají jiná metadata.
| Oprávnění se vkládají v administraci, okně Dokumenty, záložce Základní nastavení a pod položkou Typy souborů stisknout tlačítko se třemi tečkami před názvem typu, spustit příkaz Nastavit oprávnění a vybrat skupinu/roli (agendu nebo externí informační systém). |
| O významu tlačítka Analyzuj pomocí AI viz kapitola Využití AI při vkládání nových dokumentů. |
Hodnoty povinných metadat jsou označené hvězdičkami. Dokud je nevyplníte, nelze dokument vložit. Po klepnutí na tlačítko Vložit se vypíše varovná zpráva a pole pro vložení chybějících metadat jsou červeně označena.
Pomocí tlačítka Vložit záznam o novém dokumentu uložíte. Dokument se zobrazí v příslušném pohledu.
Kontrola vložení dokumentů
Pokud se chcete přesvědčit, zda jste opravdu uložili všechny dokumenty, které jste potřebovali, podívejte se v okně Dokumenty do pohledu Všechny soubory.
Obsahem pohledu Všechny soubory je přehled všech dokumentů vložených do DMS. Pokud jeho obsah setřídíte podle data, uvidíte nově vložené soubory hned na začátku.
Lze také samozřejmě použít vhodně nastavený filtr.