Archivace dokumentů

Archivace dokumentů v Sofa nabízí kvalifikovanou službu uchování dokumentů vytvářející důvěru dle eIDAS.

Zkratka eIDAS (ang. electronic IDentification, Authentication and trust Services) je nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu. Od 1. července 2016 platí tento dokument v celé Evropské unii.

Archivace v Sofa zajistí právní validitu dokumentů podle platné legislativy. Dokumenty jsou zabezpečeny časovým razítkem, je u nich zaznamenávána jakákoliv aktivita a jsou stále automaticky kontrolovány. Takto archivované dokumenty tvoří plnohodnotnou náhražku „papírového“ archívu.

Dokumenty všech běžných formátů lze vkládat a archivovat odkudkoliv – tedy i z aplikací Microsoft 365, z příloh datových zpráv nebo z elektronické pošty. Fyzické napojení na tyto systémy je zajištěno prostřednictvím příslušných API rozhraní.

Také archivované dokumenty lze snadno a rychle vyhledávat prostřednictvím uživatelských filtrů. Dokumenty s prošlou lhůtou životnosti se z archívu vyřazují v auditovatelném skartačním řízení s nastavitelnými parametry.

Archiv je připraven na evidenci od běžných formátů dokumentů, přes obrazové a zvukové záznamy až po specifické formáty.

Součástí ukládaných dokumentů jsou i jejich metadata. Ta lze případně dodatečně upravovat.

Z hlediska úprav mohou být dokumenty ve dvou stavech – otevřeném a archivovaném. Platí dvě důležité zásady:

  • Od okamžiku archivace nelze měnit binární část dokumentu; jeho metadata však měnit lze. V dialogu pro aktualizaci souboru tedy už není možné vkládat novou verzi souboru či měnit jeho typ.

  • Když se dokument ukládá do archivu, ověřuje se, zda je podepsán kvalifikovaným podpisem. Pokud tomu tak není, připojí se kvalifikovaná pečeť a časové razítko. Proces se odehrává na pozadí, bez zásahu uživatele. Poté se dokument zařadí do systému dlouhodobé údržby.

O podpisu dokumentu se uživatel může přesvědčit pomocí tlačítka Zobrazit podpisy. Co se týče časových razítek a pečeti, uživatel nemusí nic nastavovat, to se zajistilo samočinně při instalaci.

K archívu budete přistupovat v okně, které z hlavní nabídky (pod tlačítkem s devíti tečkami) otevřete příkazem dokumenty a poté posuvným přepínačem vyberete možnost Pouze archivované.

archiv

V okně archívu jsou navíc k dispozici dva pohledy týkající se skartace: Připraveno ke skartaci a Skartováno.

  • V pohledu Připraveno ke skartaci jsou zobrazeny soubory, kterým vypršela skartační lhůta. Její délka záleží na přiděleném typu souboru. Máte-li oprávnění skartovat, pak na nástrojové liště najdete tlačítko Skartovat vše. Tím skartujete všechny soubory, které aktuálně na skartaci čekaly.

  • V pohledu Skartováno jsou položky již skartovaných souborů.