Prostředí pro práci s dokumenty
Okno dokumenty
Pro práci s dokumenty v prostředí Sofa je určen příkaz Dokument, který otevře stejnojmenné okno.
Po levé straně okna je nabídka příkazů, které otevírají příslušné pohledy s přehledy dokumentů. Jsou to v podstatě souborové složky, ale v terminologii Sofa jim budeme říkat pohledy. Poznamenejme, že uživatel vidí jen ty pohledy, se kterými může pracovat. Pokud třeba nemá oprávnění pracovat s datovými zprávami, nevidí čtveřici položek pohledů pro seznamy datových zpráv a jejich příloh.
-
Dokumenty distribuce – v pohledu se zobrazují dokumenty, se kterými pracovala agenda Distribuce dokumentů.
-
Všechny soubory – zobrazí seznamy všech vašich dokumentů uložených v Sofa – úplně všech, bez ohledu na původ.
-
Faktury – zobrazí seznam dokumentů, které se do prostředí Sofa dostaly jako přílohy agendy Faktura.
-
Podepsané soubory – zobrazí seznam dokumentů, které se do prostředí Sofa dostaly jako přílohy agendy Podpisová kniha.
-
Podpisové doložky – soubory s doložkami o ověření platnosti dokumentu.
-
Smlouvy – zobrazí seznam dokumentů, které se do prostředí Sofa dostaly jako přílohy agendy Smlouva.
-
Přijaté datové zprávy – otevře seznam přijatých datových zpráv (jako celek – v jedné položce je celá datová zpráva i s připojenými dokumenty).
-
Odeslané datové zprávy – otevře seznam odeslaných datových zpráv (také jako celek).
-
Přílohy přijatých datových zpráv – otevře seznam souborů, které přišly jako přílohy přijatých datových zpráv.
-
Přílohy odeslaných datových zpráv – otevře seznam souborů, které byly začleněny do příloh odeslaných datových zpráv.
-
Sdíleno se mnou – zobrazí soubory ostatních uživatelů, kteří mají nastaveno sdílení se mnou (přihlášeným uživatelem).
-
Obecný dokument – zobrazí přehled dokumentů začleněných do prostředí Sofa jiným způsobem než jako přílohy agend.
-
Koš – otevře pohled s vymazanými soubory. Z této složky lze ještě dokumenty obnovit nebo je definitivně vymazat.
Pokud budou do prostředí Sofa začleněny další agendy, budou jimi spravované dokumenty vkládány do dalších pohledů pojmenovaných podle těchto agend. |
Okno v „mobilním vzhledu“
Pokud přistupujete k Sofa pomocí přístroje s menším rozlišením displeje nebo si zúžíte šířku pracovního okna, dostanete se v určitém okamžiku na tzv. „mobilní vzhled“. Zcela zmizí levá sekce s voličem pohledů a položky jednotlivých souborů se překreslí tak, jak vidíte na obrázku.
Pokud klepnete do položky určitého souboru, jeho položka se na výšku „roztáhne“ a doplní podrobnějšími informacemi o tomto souboru načtenými z jeho metadat.
V pravé části takto rozšířené položky je tlačítko se třemi tečkami (Zobrazit akce). Klepnutím na něj se zobrazí nabídka akcí, které lze nad souborem spustit.
Klepnutím na název souboru v řádku Název se obsah souboru načte do prohlížeče. |
Nastavíte-li kurzor myši nad symbol pečeti v řádku Stav dlouhodobé údržby, zobrazí se „bublinová nápověda“ k významu této pečeti. |
Také v tomto režimu zobrazení můžete volit pohledy. Pokud klepnete v levé horní části na tlačítko se třemi čárkami („hamburger“), otevře se nabídka pohledů, ve které lze navíc pomocí svislých šipek otvírat nebo zavírat případné vnořené pohledy.
Bližší informace o tomto způsobu zobrazení najdete v kapitole Mobilní rozhraní Sofa.
Zobrazení stavu dlouhodobé údržby
Stav dlouhodobé údržby archivovaných dokumentů ukazuje grafický indikátor pečeti ve sloupci Stav dlouhodobé údržby.
Dokument je zaregistrován a dlouhodobě udržován |
|
Probíhá registrace dokumentu |
|
Nepodporovaný formát dokumentu Probíhá analýza nové generace dokumentu |
|
Čeká na archivaci |
Na stránce https://www.602.cz/elektronicky-archiv najdete lhůty nutné doby archivace pro různé druhy dokumentů dané ze zákona. |