Typy souborů
Mezi základní nastavení patří nastavení typů souborů a specifikace oprávnění k nim.
Oprávnění ke každému souboru se řídí jeho typem, jeho třídou a jeho klasifikací. Průnik těchto tří vlastností je rozhodující pro to, zda uživatel soubor vidí či nikoliv.
Přehled typů souborů
Okno Typy souborů otevřete (Základní nastavení > Typy souborů).
Zde pak vidíte základní typy souborů:
-
Dokument distribuce (type_dd),
-
Faktura (type_invoice),
-
Informace o doručení (sys_dz_deliveryInfo) – systémový typ,
-
Obecný dokument (obecny_dokument),
-
Odchozí datová zpráva (sys_dz_outgoingMessage) – systémový typ,
-
Podepsaný dokument (type_signed_file),
-
Podpisové doložky (type_sign_report),
-
Příchozí datová zpráva (sys_dz_incomingMessage) – systémový typ,
-
Příloha distribuce (type_dd_att),
-
Příloha odchozí datové zprávy (sys_dz_outgoingAttachment) – systémový typ,
-
Příloha příchozí datové zprávy (sys_dz_incomingAttachment) – systémový typ,
-
Smlouva (type_contract).
Pro každý uvedený typ se nastavuje několik parametrů.
Vytvoření nového typu souboru
Pokud potřebujete vytvořit nový typ souboru, klepněte v levém horním rohu okna Typy souborů na tlačítko Vytvořit nový typ.
Specifikace nového typu souboru
V dialogu Nový typ souboru:
-
V polích Český název a Anglický název nový datový typ pojmenujte.
-
Do pole Identifikátor zapište identifikátor datového typu. Ten bude pak vidět ve sloupci Identifikátor v okně Typy souborů. Na základě tohoto identifikátoru lze s ním pracovat v generovaných mutacích; uživatel jej sice nevidí, je však důležitý z pohledu agendy. Je dobré zvolit nějakou mnemotechnickou pomůcku pro pozdější snazší rozpoznání – například začít identifikátor řetězcem type_ .
-
Do polí Jednotné číslo a Množné číslo – zapište tvary identifikátoru pro komunikaci pomocí dotazů v GraphQL při úpravách jednoho (jednotné číslo) nebo více (množné číslo) souborů.
-
Skartační lhůta – do pole zapište, za kolik let po vyřízení, uzavření apod. se má dokument tohoto typu zařadit do skartačního řízení. Lze vyplnit i nulu pro skartaci v příštím roce.
-
Skartační znak – nastavte A = archivovat nebo S = skartovat, případně V = ještě nerozhodnuto.
-
Vstupní validace – GUI – nastavení způsobu validace pro interní prostředí – Žádná nebo Pouze kvalifikované podpisy.
-
Vstupní validace – externí IS – nastavení způsobu validace pro externí informační systémy – Žádná nebo Pouze kvalifikované podpisy.
-
Vstupní validace – agenda – nastavení způsobu validace prostřednictvím agend – Žádná nebo Pouze kvalifikované podpisy.
Stiskem tlačítka Vytvořit typ souboru a pohled se typ založí a automaticky se k němu vytvoří příslušný pohled.
Nastavení pohledu
K datovému typu neoddělitelně patří i příslušný pohled. Proto se bezprostředně po potvrzení předchozího dialogu otevře se okno Nastavení pohledu.
-
Pole Český název a Anglický název slouží k pojmenování pohledu. Nabízejí se údaje zapsané při definici nového typu souboru. Údaje budou viditelné v bočním panelu.
-
Údaje v polích Identifikátor a Typ souboru jsou neměnné a byly vytvořeny na základě údajů zadaných v dialogu Nový typ souboru.
-
V sekci Oprávnění můžete tlačítkem Nastavit vybrat, kdo pohled uvidí. Lze opět vybrat konkrétní uživatele nebo skupiny či role – viz kapitola Nastavení viditelnosti systémových pohledů.
-
Do pole Pořadí zapište číslo, které bude určovat, kde se pohled v okně bude zobrazovat.
-
Políčko Viditelnost pro dokumenty – při zaškrtnutí bude pohled viditelný v dokumentové části.
-
Políčko Viditelnost pro SmartSafe – při zaškrtnutí bude pohled viditelný v archívní části.
-
Sekce Třídit podle poslouží k volbě výchozího třídění různých metadat v pohledu; vzestupném nebo sestupném. V gridu pak ukazuje smysl třídění šipka vedle názvu sloupce.
Nastavení metadat pohledu
To, že nejsou ve voliči v sekci Třídit podle žádné položky (nenastaveno) znamená, že v pohledu ještě nejsou k dispozici žádná metadata.
Metadata se nastaví výběrem pohledu v levé části okna a klepnutím na položku Zobrazovaná metadata.
Otevře se okno Zobrazovaná metadata pohledu. V přehledu je několik systémových metadat, která se zobrazují vždy – Název, Klasifikace, Třída a Stav dlouhodobé údržby. Tato metadata jsou jako výchozí a nelze je odebrat.
Každý typ souboru má přiřazená metadata, se kterými může pracovat. Tlačítkem Načíst dostupná metadata se tato metadata kompletně přidají do pohledu.
Jednotlivá metadata lze přidávat ručně, jedno po druhém. Tlačítkem Přidat metadata se otevře dialog Přidání metadata.
-
Volič Identifikátor slouží k výběru metadata a pracuje na principu našeptávače. Zobrazují se tu jen ta metadata, co přísluší danému typu souboru.
Pokud není význam identifikátoru jasný a nevíte, co „našeptávat“, lze získat informace v okně Základní nastavení > Metadata. V okně Metadata je uveden výčet všech globálních metadat dostupných pro danou organizaci a jejich identifikátorů.
-
Do pole Český (Anglický) název zapište popisný název, pod kterým se bude metadato objevovat a bude srozumitelnější než jeho identifikátor.
-
Políčko Pouze pro čtení – při jeho zaškrtnutí uživatel nemůže nic do metadata dalšího vyplnit ani v něm nic změnit.
-
Zápis v poli Formátovací řetězec se hodí například při upřesnění formátu kalendářního data. To se do databáze ukládá v plném formátu den/měsíc/rok hodina:minuta (D.M.YYYY H:mm). Ale třeba u faktury nás může zajímat jen měsíc konce její splatnosti – pak se ve formátu vynechá čas a den a použije se jen M.YYYY.
Po vložení nového metadata tlačítkem Uložit je metadato ihned k dispozici. Ihned podle něj lze také filtrovat.
Nyní se v okně Nastavení pohledu v sekci Třídit podle naplnil volič pro výběr metadata pro třídění.
Postup opakujte pro všechna zamýšlená metadata.
Úpravy a mazání metadat
Tlačítkem Smazat metadata lze smazat všechna nepovinná metadata. Mazání se týká pouze otevřeného pohledu. Neodstraní se metadata nastavená jako povinná.
Jednotlivá metadata lze upravit nebo smazat po klepnutí na tlačítko se třemi tečkami. Otevře se příkazová nabídka se dvěma příkazy.
-
Příkaz Upravit otevře okénko obdobné tomu, ve kterém jste metadato zakládali. Zde můžete změnit a upravit popis celého metadata.
-
Příkaz Smazat tuto konkrétní položku metadat ze seznamu vymaže. Tento příkaz nelze použít u výchozích systémových metadat – jeho položka je zašedlá.
Zakázání a vymazání souborového typu
Ukázali jsme si, jak lze vytvořit nový typ souboru. V (Základní nastavení > Typy souborů) byl vytvořen nový souborový typ, který jsme nazvali Ilustrační typ. K němu pak byla přiřazena některá metadata.
Vytvoření nového typu a vytvoření nového metadata byly nevratné databázové operace. Šlo je smazat jen do okamžiku uložení jejich hodnot do databáze – tlačítkem Uložit archiv v levé horní části okna. Od verze Sofa 5.1 lze souborové typy mazat i po uložení.
Praktická rada: Ukládání změn do databáze je poměrně náročná operace. Proto je lepší ukládat po každé změně než udělat více změn a vše se pokusit uložit najednou.
Uložený Typ souborů lze nyní nejen zakázat, ale i smazat.
Zakázání a povolení souborového typu
Souborový typ zakázaný příkazem Zakázat spuštěným z nabídky otevření tlačítkem se třemi tečkami z pohledu opticky zmizí.
Pokud je zapotřebí jeho zobrazení obnovit, klepnutím myší zaškrtněte políčko Zobrazit zakázané.
Zakázané typy se pak sice zobrazí, ale jsou nefunkční a jejich položky jsou vypsány šedě. Pokud stisknete tlačítko se třemi tečkami, najdete v nabídce příkaz Povolit. Jeho pomocí danou položku obnovíte.
Smazání souborového typu
Souborový typ vymažete příkazem Smazat z nabídky otevření tlačítkem se třemi tečkami. Tato operace je nevratná a bude provedena okamžitě.
Před smazáním je nutné splnit tyto požadavky:
-
Musíte mít uložené všechny změny, provedené v této fázi administrace.
-
Mezi dokumenty nesmí být žádný dokument typu, který chcete vymazat.
-
Daný dokumentový typ není součástí žádných pohledů.
Po spuštění příkazu Smazat se otevře okénko s varováním před nevratností operace.
Pokud datový typ zůstal součástí nějakého pohledu, vypíše se varovná zpráva a dokumentový typ nelze vymazat.
V tom případě je zapotřebí vyhledat a vymazat položku daného typu mezi pohledy a pokus o vymazání zopakovat.
Oprávnění pro typ souboru
V základním nastavení SmartSafe je potřeba řešit oprávnění pro typ souboru, klasifikaci a třídu. Zde se zaměříme na souborový typ.
U položky s typem souboru klepněte na tlačítko se třemi tečkami. V příkazové nabídce najdete příkaz Nastavit oprávnění.
Jeho pomocí nastavíte způsob, jak se lze k souboru chovat, když je archivovaný nebo jak se chovat, když je pouze v dokumentové části.
Nastavení je obdobné, jak bylo popsáno v kapitole Nastavení oprávnění pro systémové akce.
Oprávnění lze nastavit v okénkách Nastavení oprávnění k typu souboru na kartách Skupiny/role, Agendy či Informační systémy.
Na kartách určíte, že soubor uvedeného typu může vybraný subjekt:
-
Vytvořit – zaškrtnutím políček ve sloupci Vytváření.
-
Zobrazit – zaškrtnutím políček ve sloupci Zobrazení.
-
Upravit – zaškrtnutím políček ve sloupci Úpravy.
-
Sdílet – zaškrtnutím políček ve sloupci Sdílení.