Nestandardní situace podpisové cesty

Účastník podpisové cesty v roli Schvalovatele po důkladném posouzení obsahu formuláře může další běh agendy nejen schválit, ale také vrátit zadavateli k přepracování podkladů nebo na místě zamítnout a agendu ukončit.

Pokud bude chtít podklady pro agendu přepracovat, doplnit nebo jinak upravit, vrátí jí zadavateli s patřičným komentářem. Ten zapíše do pole Komentář v sekci Komentáře a potom stiskne tlačítko Vrátit.

U zadavatele se položka vráceného formuláře zobrazí v okně Agendy v pohledu V procesu, s indikátorem Vráceno.

Zadavatel dostane elektronickou poštou notifikační mail o vrácení dokumentu; jeho součástí je odkaz pro otevření formuláře s dokumentem k úpravě.

Zadavatel může vrácený formulář otevřít také klepnutím na položku s názvem agendy ve sloupci Agenda. V něm vidí, kdo mu formulář vrátil; to pozná podle informačního pruhu s nápisem Tento uživatel vrátil úkol zadavateli.

Připomínky a zdůvodnění, proč byl formulář vrácen, si zadavatel přečte v připojeném formuláři v sekci Komentáře. Pokud tato sekce není zobrazena, otevřete ji posuvným voličem vlevo od jejího názvu.

Nyní zadavatel upraví, co bylo požadováno. Je dobré přidat svou poznámku o splnění požadavku do svého komentářového pole. Pak stiskem tlačítka Podepsat a zahájit znovu pošle formulář do podpisového koloběhu.

Jak je vidět z příkazů na nástrojové liště, účastník může také úkol nasdílet nebo předat k vyřízení někomu jinému.

Účastník podpisové cesty v roli Schvalovatel může další běh agendy zastavit a agendu předčasně ukončit. Důvod zapíše do pole Komentář v sekci Komentáře a potom stiskne tlačítko Zamítnout.

Účastníci, kteří se jíž zúčastnili procesu (do kroku zamítnutí), obdrží notifikační zprávu o neúspěšném dokončení procesu. Účastníci, kteří jsou v pořadí za tímto krokem, žádnou zprávu neobdrží.

Položku se zamítnutou agendou najdou účastníci (pouze ti, kteří se již procesu zúčastnili) v okně Agendy a pohledu Uzavřené s indikátorem Zamítnuto.

Formulář agendy lze sice otevřít, ale je možné jej zobrazit v režimu „pouze ke čtení“.

Také účastníci v roli Podepisovatelů mohou formulář vrátit zadavateli k přepracování. Pokud podepisující účastník usoudí, že by agenda s takto koncipovaným formulářem neměla dále pokračovat, napíše svůj postoj do komentářového pole a stiskne tlačítko Vrátit.

Zadavatel najde položku vrácené agendy v okně Agendy a pohledu K vyřízení s indikátorem Vráceno.

Když klepnutím na odkaz ve sloupci Agenda formulář otevře, v sekci Schvalování a podepisování pak pozná, který z účastníků mu formulář vrátil – podle informačního pruhu se zprávou Tento uživatel vrátil úkol zadavateli.

Dále vidí v komentářích důvod vrácení (je možné, že komentářovou sekci bude třeba otevřít pomocí posuvného ovladače vlevo od jejího názvu).

Zadavatel nyní podle požadavků upraví, co je třeba a formulář a znovu odešle.

Každý podepisující účastník má možnost odmítnout některé dokumenty podepsat. Odmítnutím se agenda ukončí a nelze v ní pokračovat ani se k ní vrátit jako v případě, že je formulář vrácen k přepracování. Odmítající účastník musí do pole Komentář napsat důvod odmítnutí a pak stiskne tlačítko Odmítnout podepsat.

Zadavatel dostane elektronickou poštou oznámení o ukončení agendy v důsledku odmítnutí podpisu dokumentů.

Formulář se uzavře a také ostatní účastnici dostanou mailem notifikační zprávu o neúspěšném zpracování agendy.

Položka agendy je nyní v pohledu Uzavřené s indikátorem Zamítnuto. Formulář lze zobrazit „pouze ke čtení“.

Poslední člen podpisové cesty – Archivář – má k posouzení k dispozici již i podepsané soubory a jejich podpisové doložky. Pokud usoudí, že agendu není vhodné archivovat, může ji jako celek stornovat.

Do sekce Komentář zapíše důvod stornování a pak stiskne tlačítko Stornovat.

Věnujte pozornost upozornění ve výstražném rámečku. Pokud by bylo třeba, dají se soubory ještě teď stáhnout a uložit – po potvrzení výstrahy budou nevratně vymazány!

Poté je proces stornován a účastníkům poslaná mailem notifikační zpráva.

Položka stornované agendy je u všech účastníků v pohledu Uzavřené s indikátorem Stornováno.

Formulář agendy lze zobrazit „pouze pro čtení“, ale v souladu s výše uvedeným upozorněním zde nejsou odkazy na podepsané soubory a jejich doložky, je uveden jen výčet podepisujících.