Podepisování v aplikaci Outlook
V této kapitole si ukážeme, jak podepsat dokumenty z přílohy doručené zásilky elektronické pošty a zařadit je do odpovědi původnímu odesílateli. Postup instalace doplňku Sofa 365 Bridge potřebného pro tuto práci je probrán v kapitole Nasazení Sofa do Outlooku.
Dokumenty podepsané v tomto procesu se použijí pouze k rychlému a jednoduchému vytvoření odpovědní zásilky k zásilce, ve které dokumenty přišly podepisujícímu. Nenajdete je tedy v Sofa ve složkách Dokumenty ani SmartSafe. |
Označení TEST na některých ovládacích prvcích znamená pouze to, že obrázky byly snímány v testovacím prostředí Sofa. |
Spuštění doplňku Sofa 365 Bridge
V Outlooku načtěte zásilku obsahující soubory, které chcete podepsat. Spusťte doplněk Sofa365 Bridge. Jeho spuštění se liší podle toho, zda jste v desktopové nebo webové verzi Outlooku.
Desktopová verze Outlooku
V desktopové verzi Outlooku se po nasazení doplňku Sofa 365 Bridge na pás karet Domů přidá tlačítko Podepsat a odpovědět.
Tlačítko je funkční pouze tehdy, máte-li otevřenou poštovní zásilku, která obsahuje přílohu. Po spuštění doplňku tímto tlačítkem se otevře boční panel, ve kterém je vypsán seznam souborů z přílohy.
Webová verze Outlooku
Ve verzi Outlooku určené pro zobrazení ve webovém prohlížeči klepněte na tlačítko Aplikace.
V okénku s nabídkou aplikací zvolte položku Sofa 365 Bridge.
Tímto tlačítkem spustíte doplněk Sofa 365 Bridge. Otevře se boční panel, ve kterém je vypsán seznam souborů z přílohy.
Další postup je shodný pro obě verze Outlooku.
Výběr souborů k podpisu
V panelu Sofa 365 Bridge vyberte soubor(y), který chcete podepsat a stiskněte tlačítko Podepsat.
Podepisovat je možné pouze dokumenty ve formátu PDF. Přílohy v jiných formátech musí umožňovat konverzi a nejprve být do PDF převedeny. Doplněk Sofa 365 Bridge umí automaticky konvertovat dokumenty ve formátech – doc, docx, xls, xlsx, ppt, pdf, html, xhtml, png, jpg, eml, txt, bmp, gif, jfif, jpeg, tiff, psd, rtf, pptx, ods, odt, odp, odf, fo, zfo, isdoc a isdocx.
Po případné konverzi se v následující fázi soubory připraví k podpisu. Do procesu nijak nezasahujte.
Průběh podepisování
Aplikace Sofa otevře okno pro výběr podpisového certifikátu. Zde můžete ponechat nebo zrušit volbu vizualizace podpisu, upravit vzhled podpisu, a především se autentizovat k vybranému certifikátu.
Pokud jste zvolili možnost vizualizace podpisu, následuje volba jeho umístění a potvrzení této akce.
Po potvrzení umístění podpisu se dokumenty pomocí agendy SignPoint podepíšou. Dokud je zobrazen formulář SignPoint se zprávami o průběhu podepisování, do procesu nezasahujte.
Jakmile je vše hotovo, zobrazí se zpráva, že okno agendy SignPoint můžete zavřít.
Příprava odpovědi
Po chvíli se otevře okno s připravenou odpovědí na výchozí zásilku, do které je jako příloha zařazen i podepsaný soubor, případně všechny podepsané soubory.
Odpověď je nyní možně doplnit obvyklými náležitostmi jako každou jinou poštovní zásilku a odeslat.
O tom, zda dokumenty byly opravdu podepsány, se můžete snadno přesvědčit, pokud si je otevřete. Jestliže jste využili vizualizaci podpisu, uvidíte ji v náhledu na obsah dokumentu.