Správa uživatelů
Jednou z prvních prací se Sofa bude vytvoření struktury uživatelů, která bude odpovídat struktuře pracovního zařazení zaměstnanců vaší firmy.
Postup je poměrně jednoduchý – nejprve založíte jednotlivé uživatele, pak je seřadíte do určité hierarchické struktury, a nakonec jim můžete přidělit konkrétní role (účetní, ředitel, administrátor…) a také je seskupit do tematických skupin (obchodníci, administrátoři, ředitelství…).
Na začátku (po obdržení přístupových údajů) existuje jeden uživatel. Ten disponuje právy administrátora; v jeho pravomoci je zakládat další uživatele a spravovat veškeré provozní údaje a nastavení Sofa.
Otevření okna pro správu uživatelů
Do okna pro správu uživatelů, tedy zaměstnanců firmy, se dostanete přes příkaz Administrace klepnutím na tlačítko Uživatelé.
Okno Uživatelé obsahuje tabulku se seznamem již existujících uživatelů a tlačítka pro jejich správu.
Nastavení uvítacího dopisu
Než začnete zakládat další uživatele, můžete realizovat společné nastavení pro všechny nové uživatele. Jedná se o tzv. uvítací email, který formou dopisu doručeného elektronickou poštou uživatele informuje, že byl zařazen mezi uživatele Sofa a jakým způsobem získá přístupové heslo.
V levém horním rohu okna Uživatelé klepněte na tlačítko Akce (se třemi tečkami). V rozvinuté příkazové nabídce spusťte příkaz Nastavení.
V dialogu Nastavení uživatelů nás nyní budou zajímat první dvě zaškrtávací políčka.
Zaškrtnutí políčka Nově vytvořenému uživateli bude zaslán uvítací email zajistí, že každý následně vytvořený uživatel dostane elektronickou poštou na svou adresu takzvaný uvítací email – tedy zásilku s pokyny k přihlášení.
Pokud není nastaven požadavek na specifikaci přístupového hesla uživatelem (políčko Uvítací email bude obsahovat odkaz na nastavení hesla není zaškrtnuté), může uvítací dopis vypadat tak, jak ukazuje následující obrázek. Klepnutím na odkaz zde nový uživatel spustí prostředí Sofa a bude se moci přihlásit pomocí hesla přiděleného administrátorem.
Pokud byla při založení uživatele aktivní volba pro zaslání uvítacího dopisu i nastavení přístupového hesla uživatelem…
…obdrží nový uživatel elektronickou poštou dopis, jako například:
Klepnutím na odkaz „Zde“ se uživateli otevře okno, ve kterém si v poli Nové heslo nastaví přístupové heslo, v poli Zopakované heslo ho pro kontrolu zopakuje. Všimněte si tlačítka se symbolem oka v pravé části polí. Jeho stiskem uvidíte zapsané heslo v otevřeném tvaru.
Tlačítkem Další pak nový uživatel přejde do běžného přihlašovacího dialogu Sofa.
Novému uživateli se v prostředí Sofa jako první otevře okno Dashboard. Bude rozumné, když uposlechne výzvu k vystavení podpisového certifikátu, který bude potřebovat při mnoha operacích s agendami. Vystavení podpisového certifikátu SignMaster je zadarmo a certifikát je vystaven prakticky ihned.
Vytvoření účtu nového uživatele
Chcete-li vytvořit nového uživatele, klepněte v levém horním rohu okna Uživatelé na tlačítko Akce a v následně otevřené příkazové nabídce pak na příkaz Vytvořit uživatele.
Otevře se okno Nový uživatel.
Přihlašovací údaje
Jako první se zadávají přihlašovací údaje. Přihlašovacím jménem je adresa zaměstnance v elektronické poště firmy – zapište ji do pole E-mail.
Pokud nemáte zaškrtnuté výše zmíněné políčko Uvítací email bude obsahovat odkaz na nastavení hesla, je potřeba do polí Heslo a Zopakované heslo uživateli přidělit přístupové heslo k Sofa (to si uživatel sám potom změní podle vlastního uvážení).
Pokud výše uvedené políčko zaškrtnuté je, heslo si nastaví sám uživatel klepnutím na odkaz v „uvítacím mailu“, který mu přijde na adresu zadanou do pole E-mail.
Popis uživatele
Dále uživatele popište v sekcích Osobní údaje a Organizační údaje.
Pomocí tlačítka Nahrát v levé horní části okna můžete otevřít dialog, ve kterém vyberete soubor s portrétem uživatele, který bude pak zobrazen místo neutrálního obrázku muže nebo ženy v oknech, kde se pracuje s údaji o uživatelích (telefonní seznam, organizační struktura). Portrét uživatele také bude zobrazen v pravé části záhlaví hlavního okna aplikace Sofa.
Všechno ostatní jsou vstupní pole pro zápis textových hodnot – kromě voliče Přímý nadřízený, který otevře seznam již vytvořených uživatelů, ze kterého vyberete, komu bude nový uživatel ve firemní hierarchii přímo podléhat.
Pro založení uživatele jsou povinné pouze hodnoty Příjmení a Osobní číslo. Ostatní údaje můžete doplnit kdykoliv později (stejně tak je můžete později i změnit).
Elektronická komunikace
V této sekci lze zaškrtnutím políčka Souhlas s elektronickou komunikací povolit u příslušného uživatele prioritu elektronické komunikace.
Voličem Preferovaný způsob komunikace vyberte, jaký způsob komunikace bude uživatel upřednostňovat: elektronickou poštu, telefon či datové schránky.
Ke specifikaci konkrétního kontaktního údaje je určena trojice vstupních polí – Kontaktní telefonní číslo, Kontaktní e-mail a Kontaktní datová schránka.
Rozšiřující údaje
V dolní části okna jsou pole umožňující doplnit k údajům o uživateli patnáct dodatečných datových položek typu „řetězec znaků“. Data slouží primárně pro agendy, které si do nich mohou ukládat data přiřazená k uživatelům a poté si je zpětně načítat.
Jejich obsah je možné také použít při synchronizačním procesu s externí firmou v Entra ID (Azure AD). V popisu synchronizace, v kroku mapování rozšiřujících atributů uživatele, se tyto položky mohou namapovat na Rozšiřující atributy (OnPremisesExtensionAttribute).
Vytvoření účtu technického uživatele
Účet tzv. technického uživatele je účtem zaměstnance Software602 zřízený ve firmě zákazníka. Zajišťuje, že se jedná o účet personalizovaný a současně je z jeho jména snadno rozpoznatelné, ve které firmě byl založen. Lze vytvořit i dva a více technických uživatelů.
Chcete-li vytvořit účet nového technického uživatele, klepněte v levém horním rohu okna Uživatelé na tlačítko Akce a v následně otevřené příkazové nabídce pak na příkaz Vytvořit technického uživatele.
Otevře se okno Nový technický uživatel. Zde se zadává pouze jediný údaj – adresa zaměstnance v elektronické poště firmy. Zapište ji do pole E-mail.
Ze zadané adresy se vygeneruje skutečná mailová adresa technického uživatele ve tvaru: znaky uvedené před zavináčem v zadané adrese se doplní znakem „plus“, pak je uveden řetězec technical_account, znak „–“ a prvních šest znaků z názvu firmy. Pokud byl v názvu firmy nějaký nepovolený znak, tak se vynechá. Volitelně se doplní index, pokud by byl použit. Následuje znak „zavináč“ a specifikace domény.
Příklad: pro technického uživatele lapacek@602.cz
ve firmě Dokumentace602 se vygeneruje jméno uživatele lapacek+technical_account-dokume@602.cz
.
Pomocí voliče Platnost do lze nastavit, jakou bude mít účet technického uživatele platnost. K dispozici jsou dvě možnosti: bez omezení, nebo platnost do určitého data nastaveného pomocí kalendáře, který otevřete tlačítkem na pravém konci pole voliče.
Účet bude vytvořen po stisku tlačítka Vytvořit technického uživatele.
Budoucí technický uživatel a administrátoři firmy dostanou mailem notifikační zprávu o založení účtu. Technický uživatel si pomocí odkazu v této zprávě vytvoří přístupové heslo.
Přehled dosud vytvořených uživatelů
Okno Uživatelé, které otevřete pomocí stejnojmenného tlačítka pod záložkou Administrace, obsahuje tabulku s přehledem všech dosud založených uživatelů.
V horní části jsou tři políčka, jejichž zaškrtnutím zobrazíte i ty uživatele, kteří v běžném režimu zobrazeni nejsou: technické uživatele, deaktivované, ale ještě nesmazané uživatele a uživatele, kteří již byli smazáni.
Tabulka obsahuje několik sloupců:
-
Zaškrtnutím políčka (několika políček) zcela vlevo vyberte uživatele, kterých se bude týkat manipulace vybraná jedním z příkazů pod tlačítkem Akce (vlevo nahoře, se třemi tečkami).
-
Pokud ve sloupci Akce klepnete na symbol Detail uživatele (), otevře se okénko Detail uživatele s výpisem všech základních údajů charakterizujících daného uživatele. Údaje v okénku nelze doplňovat ani jinak upravovat.
-
Klepnutím na symbol Stáhnout () se nabídne vytvoření souboru ve formátu ZIP, který bude obsahovat dva soubory s údaji o uživateli – první ve formátu CSV a druhý ve formátu XML.
-
Klepnutím na položku ve sloupci Příjmení, jméno se do okna Editace uživatele načtou údaje o daném uživateli a zpřístupní se k doplnění a úpravám.
-
Klepnutím na název libovolného sloupce se tabulka setřídí podle dat v tomto sloupci – vzestupně; dalším klepnutím pak sestupně.
-
Vpravo nad tabulkou je pole Hledat pro vyhledávání uživatelů – to se bude hodit, až budete mít v seznamu zařazeno větší množství uživatelů.
Import uživatelů z CSV souboru
Údaje o některých uživatelích můžete importovat ze souboru v textovém formátu CSV. V okně Uživatelé klepněte na tlačítko Akce a v nabídce pak na Import uživatelů.
Importovaný soubor musí mít zcela určitý formát. Nesmí obsahovat záhlaví a každá řádka (odpovídající jednomu uživateli) musí mít následující formát:
přihlašovací jméno uživatele;heslo;jméno uživatele;příjmení uživatele;osobní číslo;funkce;přihlašovací jméno přímého nadřízeného;sekce
Znakem oddělujícím jednotlivé položky v záznamu může být středník nebo čárka. Žádný údaj o uživateli (včetně hesla) nesmí obsahovat tyto oddělovače. Soubor musí být v kódování UTF-8 a smí obsahovat údaje o maximálně 50 uživatelích. Pokud je třeba importovat více dat, rozdělte údaje do několika souborů.
Nebudou vytvořeni uživatelé:
-
Jejichž přihlašovací jméno není správně vytvořená emailová adresa.
-
Jejichž přihlašovací jméno je shodné s již existujícím uživatelem.
-
Jejichž přihlašovací jméno se vyskytuje v CSV souboru vícekrát. V takovém případě bude importován pouze první nalezený uživatel.
-
Jejichž heslo je kratší než 6 znaků.
-
Kteří nemají vyplněné příjmení.
-
Kteří nemají vyplněné osobní číslo.
-
Jejichž osobní číslo má již jiný uživatel.
-
Kteří mají vyplněné přihlašovací jméno přímého nadřízeného, přičemž uživatel se zadaným přihlašovacím jménem neexistuje, nebo je uveden v tomto souboru, ale nebude vytvořen, nebo by jeho nastavení jako přímého nadřízeného uživatele vytvořilo v hierarchii uživatelů smyčku.
Před vytvořením importovaných uživatelů bude zobrazen jejich seznam.
V sekci CSV soubor po stisku tlačítka Procházet vyberte předem připravený CSV soubor. Import zahájíte tlačítkem Načíst uživatele ze souboru.
Poté Sofa ze zvoleného souboru importuje specifikace uživatelů. Vytvořeným uživatelům bude zaslán uvítací email.
Změna osobních údajů uživatele
V okně Uživatelé, které otevřete pod příkazem Administrace tlačítkem Uživatelé, můžete upravovat vlastnosti uživatelů Sofa. Postup je jednoduchý:
-
V okně Uživatelé vyhledejte zaměstnance firmy, jehož osobní údaje chcete upravit.
-
Poklepejte myší jméno uživatele ve sloupci Jméno a příjmení.
-
V okně Editace uživatele „jméno“ doplňte nebo upravte potřebné údaje.
-
Stiskem tlačítka Uložit změny uložte.
Pokud budete s jednotlivými uživateli pracovat v dotazovacím systému GraphQL, budete potřebovat jejich identifikátory. Potřebný údaj je vygenerován automaticky a zobrazen v poli Sofa identifikátor vpravo dole. |
Jedná-li se o uživatele získaného v procesu synchronizace, bude k dispozici údaj v poli Identifikátor v Azure AD. |
Změna hesla pro přihlášení
V dolní části okna Editace uživatele xxx je k dispozici tlačítko Nastavení hesla. Jeho pomocí lze buď novému uživateli přidělit heslo nebo stávajícímu uživateli heslo změnit.
Do pole Nové heslo uživatele zapište heslo, pod kterým se bude uživatel nadále přihlašovat. Do pole Zopakované heslo zapište totéž heslo pro kontrolu. Pak stiskněte tlačítko Změnit heslo.
Změna přiřazení přímého nadřízeného
Přiřazení přímého nadřízeného je důležitým kritériem zařazení zaměstnance do organizační struktury firmy. V grafickém znázornění se pak políčko zaměstnance promítne tak, aby navazovalo na svého přímého nadřízeného.
Kdo je přímý nadřízený konkrétní osoby je vidět v poli Přímý nadřízený v okně Editace uživatele.
Pokud potřebujete zaměstnanci přímého nadřízeného změnit, klepněte do pole a z rozvinutého seznamu vyberte požadovanou osobu.
Klepnutím na tlačítko Uložit údaje v dolní části okna nastavení uložíte.
Deaktivace a smazání uživatele
Status uživatele
Běžný uživatel zaregistrovaný v Sofa má status Aktivní – to znamená, že může v rámci svých oprávnění plně využívat všechny možnosti aplikace a že je také schopen obousměrně komunikovat s ostatními jejími uživateli.
Status uživatele je viditelný v okně Uživatelé v přehledu uživatelů ve sloupci Stav.
Deaktivace uživatele
Libovolného uživatele (kromě sama sebe, samozřejmě) může uživatel s právy administrátora deaktivovat. To znamená, že sice zůstane v seznamu uživatelů, jeho dokumenty mu zůstanou přiřazeny a zachovány, nebude však dostupný pro ostatní uživatele (nebude mu například možné předat dokument k vyřízení). Deaktivace je vratný proces – lze ji zrušit.
Chcete-li uživatele deaktivovat, klepněte v seznamu uživatelů v okně Uživatelé na políčko před položkou s jeho jménem, aby bylo zaškrtnuté. Lze vybrat i dva a více uživatelů. Pak klepněte na tlačítko Akce a v nabídce spusťte příkaz Deaktivace uživatelů.
Deaktivace je jištěna dotazem v následně zobrazeném okénku. Pokud chcete v deaktivaci pokračovat, klepněte na tlačítko Deaktivovat.
Poté se zobrazí přehled uživatelů, kteří byli v této operaci deaktivováni.
Deaktivovaní uživatelé nadále nejsou vidět ve standardním režimu zobrazení seznamu uživatelů.
Tlačítko pro deaktivaci uživatele je také součástí okna Editace uživatele. |
Klepnutím myší zaškrtněte v okně Uživatelé políčko Deaktivovaní uživatelé. V seznamu uživatelů budou pak kromě aktivních uživatelů zobrazeny i položky uživatelů deaktivovaných.
Status ve sloupci Stav se změní na Neaktivní.
Zpětná aktivace deaktivovaného uživatele
Deaktivovaného uživatele lze zpětně aktivovat – vrátit ho, lidově řečeno, do plného provozu Sofa. Postup aktivace je následující:
-
Klepnutím myší zaškrtněte v okně Uživatelé políčko Deaktivovaní uživatelé. V seznamu uživatelů budou pak kromě aktivních uživatelů zobrazeny i položky uživatelů deaktivovaných.
-
Zaškrtněte políčko v levé části položky uživatele, kterého budete chtít znovu aktivovat.
-
V nabídce otevřené tlačítkem Akce spusťte příkaz Aktivace uživatelů.
-
Po potvrzení dotazu je uživatel aktivován a indikátor Neaktivní ve sloupci Stav se změní na Aktivní. Uživatel bude nadále běžně zobrazen v seznamu.
Tlačítko pro aktivaci uživatele je také součástí okna Editace uživatele. |
Smazání uživatele
Uživatele lze také smazat – zcela vyjmout z prostředí Sofa. Po smazání uživatele se nebude možné pod jeho přihlašovacími údaji přihlásit, uživatel se nebude zobrazovat v seznamu uživatelů a nebude se počítat do nastaveného maximálního počtu uživatelů v dané organizaci. Smazaný uživatel také nebude moci požádat o obnovu hesla.
Tato operace je nevratná. |
Platí tyto zásady:
-
Uživatel bude nahrazen zvoleným uživatelem ve skupině Všichni uživatelé.
-
Uživatel nemá žádné podřízené.
-
Uživatel není zapojený do žádných vyplněných agend.
-
Uživatel nemá žádné dokumenty.
-
Uživatel není v žádné zodpovědnosti.
Vymazávaný uživatel musí být předem deaktivován. Abyste viděli jeho položku, je třeba klepnutím myší zaškrtnout políčko Deaktivovaní uživatelé. V seznamu uživatelů budou pak kromě aktivních uživatelů zobrazeny i položky deaktivovaných uživatelů.
Pak je v okně Editace uživatele pod tlačítkem Akce k dispozici příkaz Smazání uživatelů.
Po stisku tlačítka se otevře okno s přehledem údajů o operaci smazání. Protože ten, kdo uživatele hodlá vymazat, musí převést dokumenty na jeho nástupce, je v okně volič Při mazání uživatele budou jeho záznamy převedeny na následujícího uživatele. Jeho otevřením se zobrazí seznam uživatelů Sofa, ve kterém vyberte „nástupce“ likvidovaného uživatele.
Tlačítko pro smazání uživatele je také součástí okna Editace uživatele. |
Pak můžete vyžádat tlačítkem Smazat uživatele vlastní vymazání.
Vymazání je ještě jištěno dotazem v okénku s upozorněním na nevratnost operace. Pokud chcete uživatele opravdu zlikvidovat, klepněte na tlačítko Smazat uživatele.
Po potvrzení operace je položka vymazávaného uživatele viditelná v seznamu deaktivovaných uživatelů s indikátorem Neaktivní (ke smazání).
Než je operace vymazání fyzicky realizována, lze položky smazaných uživatelů vidět v seznamu po zaškrtnutí políčka Smazaní uživatelé.