SmartSafe (archív dokumentů)
Co se ukládání dokumentů týče, jsou v aplikaci Sofa dvě části:
-
Dokumentová část (DMS) – pro vytváření a úpravy dokumentů. Popisuje ji kapitola Správa dokumentů.
-
Archívní část (SmartSafe) – pro archivaci dokumentů. Popisuje ji tato kapitola.
Z pohledu uživatele je archívní část podmnožinou dokumentové části, takže jsou v dokumentové části vidět jak dokumenty otevřené, tak dokumenty archivované. To se výhledově v dalších verzích změní, teď můžete v dokumentové části zobrazení archivovaných dokumentů potlačit nastavením filtru. Zabrání se tak třeba dvojímu zobrazení téhož dokumentu, který se jednou zobrazuje jako uložený v DMS a jednou v archívu.
Z hlediska úprav mohou být dokumenty ve dvou stavech – otevřeném a archivovaném.
-
U otevřeného dokumentu lze měnit celý obsah – jak binární část, tak i metadata.
-
Od okamžiku archivace nelze měnit binární část; metadata měnit lze.
Když se dokument ukládá do archivu, ověřuje se, zda je podepsán kvalifikovaným podpisem. Pokud tomu tak není, připojí se kvalifikovaná pečeť a časové razítko. Proces se odehrává na pozadí, bez zásahu uživatele. Poté se dokument zařazuje do systému dlouhodobé údržby.
O podpisu dokumentu se uživatel může přesvědčit pomocí tlačítka Zobrazit podpisy. Co se týče časových razítek a pečeti, uživatel nemusí nic nastavovat, to se zajistilo samočinně při instalaci. |
Zobrazení obsahu SmartSafe
Otevření okna SmartSafe
Okno archívu otevřete příkazem Smartsafe z nabídky otevřené klepnutím na tlačítko s tečkami v levém horním rohu okna.
Zobrazení okna SmartSafe
Z pohledu vizualizace metadat existují tři různé druhy zobrazení.
-
Zobrazení typu grid – to je to obvyklé zobrazení ve formě tabulky, kde řádky odpovídají jednotlivým dokumentům a ve sloupcích se vypisují příslušné hodnoty. Lze nastavit, co je v gridu vidět a v jakém pořadí.
V levé části okna je seznam pohledů. Používá se označení „pohledy“ – ale z pozice uživatele se pohledy chovají jako složky, ve kterých jsou uloženy dokumenty stejného typu. Například pohled Faktury je automaticky plněn dokumenty typu Faktura.
Pro práci se SmartSafe jsou k dispozici stejné prostředky, jaké byly popsány v kapitole Správa dokumentů v Sofa.
-
Zobrazení bočního informačního panelu – otevře se po výběru jednoho nebo několika souborů a následném klepnutí na tlačítko Detaily dokumentu () v pravé horní části okna. Panel se dá s výhodou využít například pro zobrazení metadat několika dokumentů stejného druhu – například faktur s určitou splatností.
-
Modální dialog – otevře se klepnutím na tlačítko + Vložit (pokud má uživatel oprávnění ukládat).
Jsou zobrazeny jen ta pole pro zadání metadat, která má smysl vkládat. Takže například při vkládání faktury zde není možné zadat její pořadové číslo; to vkládá systém a uživatel nemá možnost jej měnit. Lze jej také vidět při aktivaci filtru.
Lišta s tlačítky
Pokud má uživatel právo vkládat, vidí po výběru dokumentu na horní liště sadu tlačítek. Tlačítkem Aktualizovat se zobrazí přehled metadat dokumentu.
Metadata lze je upravovat, ovšem nelze měnit specifikaci souboru a typ dokumentu – pole Soubor a Typ souboru jsou zašedlá.
Ve chvíli, kdy je uživatel v dokumentové části a vkládá novou verzi binární podoby dokumentu (tedy nový soubor), dochází v Sofa k internímu ukládání verzí dokumentu. |
Filtrace obsahu SmartSafe
Časem může být počet archivovaných souborů dosti velký. Proto lze zobrazení v okně SmartSafe upravit filtrací, kdy se zobrazí jen položky odpovídající určitým nastaveným kritériím.
Filtraci podrobně popisuje kapitola Filtrace dokumentů v části Správa dokumentů v Sofa.
Hromadné stahování dokumentů
Další možnost přináší hromadné stahování dokumentů ze SmartSafe na lokální disk do ZIP souboru.
Postup je podrobně popsán v kapitole Hromadné stahování dokumentů v dokumentové části.