Vložení nového dokumentu
Pokud chcete do Sofa uložit nějaký vlastní dokument, postupujte takto:
V okně pohledu požadovaného typu (například Podepsané dokumenty) klepněte na tlačítko Vložit se symbolem „plus“ – otevře se okno pro nahrání souborů do Sofa.
Do prostředí Sofa můžete v okně Vložit soubor začlenit libovolné soubory načtené z disku počítače.
Nahrávání dokumentů ze souborů
Chcete-li nahrát do DMS/SmartSafe v Sofa dokument ze souboru umístěného na disku počítače, klepněte v okně Obecný dokument nebo Všechny soubory na tlačítko + Vložit. Otevře se okno Vložit soubor.
Po klepnutí na odkaz + Přidat soubor vyberte soubor s dokumentem, který chcete do Sofa přidat.
Dále je nutno specifikovat metadata dokumentu. Nejprve vyberte typ vkládaného souboru voličem Typ souboru.
Podle nastaveného typu se otevřou další ovladače. Možnost vložit soubor má ovšem uživatel pouze u těch pohledů (složek), kde má oprávnění soubory vkládat a je možnost výběru.
-
Pokud je uživatel v pohledu s dokumenty konkrétní agendy (například Faktury), není možnost volby a volič je zašedlý s šedým označením typu.
-
Pokud je uživatel v některém obecném systémovém pohledu, typicky je to pohled Všechny soubory, pak tam má možnost vložit soubor typu vybraného ze seznamu voliče, kde jsou k dispozici všechny typy, pro které má uživatel nastavené oprávnění pro vkládání.
Pro každý typ dokumentu se zadávají jiná metadata.
Pomocí tlačítka Vložit záznam o novém dokumentu uložíte. Hodnoty povinných metadat jsou označené hvězdičkami. Pokud je i tak nevyplníte, nelze dokument vložit. Po klepnutí na tlačítko Vložit se vypíše varovná zpráva a pole pro vložení chybějících metadat jsou označena.
Kontrola vložení dokumentů
Pokud se chcete přesvědčit, zda jste opravdu uložili všechny dokumenty, které jste potřebovali, podívejte se v okně Dokumenty do pohledu Všechny soubory.
Obsahem pohledu Všechny soubory je přehled všech dokumentů vložených do DMS. Pokud jeho obsah setřídíte podle data, uvidíte nově vložené soubory hned na začátku.
Lze také samozřejmě použít vhodně nastavený filtr.