Řešení pro archivaci

Přehledný a spolehlivý digitální archiv místo šanonů

Archivujte dokumenty tak, aby měly právní váhu i po letech a dodržovaly legislativní nároky i pravidla skartace.

visual

167

tis.

stojí ročně správná archivace 100 šanonů.

45

let

musíte archivovat mzdové listy zaměstnanců.

85

%

firemních dokumentů naši klienti už netisknou.

NENÍ ARCHIV JAKO ARCHIV

Aby dokument měl právní váhu i po letech

Aby měly dokumenty právní váhu a byly archivovány v souladu s legislativou, je potřeba dodržet několik pravidel. My je pohlídáme za vás.

visual

Rozdíl je v aktivní péči

Běžné úložiště s pasivní péčí dokument sice uchová, ale nezajistí nezbytnou údržbu, například nepohlídá platnost podpisů na uzavřených smlouvách. Naše technologie využívají tzv. aktivní archivní péči, která za vás hlídá skartační lhůty a automaticky udržuje podpisy na každém jednotlivém dokumentu v platnosti.

Dlouhodobé uchování

zabezpečení časovým zámkemzaznamenávání aktivity dokumentůautomatická kontrola dokumentů

V souladu s legislativou

dle pravidel eIDASplnohodnotná náhrada papírových dokumentůpřipraveno na audit

Pravidla skartace

hlídání životnosti dokumentueditovatelný řádřízený a auditovatelný proces vyřazení dokumentu z archivu 

Od skladu plného šanonů k digitálnímu archivu krok za krokem

Jsme certifikovaní podle mezinárodních norem řízení, které provedly renomované globální certifikační společnosti. Klienti díky tomu mají jistotu, že naše procesy jsou efektivní a dodávky spolehlivé.

  • 01

    Analýza současného a návrh budoucího stavu, společně navrhneme optimální a efektivní řešení

  • 02

    Příprava infrastruktury. Na základě našich doporučení a instrukcí připravíte IT infrastrukturu pro běh archivu

  • 03

    Implementace základních aplikačních částí archivu v prostředí klienta

  • 04

    Konfigurace archivu dle parametrů stanovených v analýze

  • 05

    Vývoj funkcionalit na míru, pokud to projekt vyžaduje

  • 06

    Otestování, předání do pilotního provozu, produkční provoz

Domluvte si konzultaci zdarma

Proč archivovat digitálně?

Video Coverplay-icon

  • Přínosem elektronického archivu od Software602 nebyla jen vyšší efektivita, ale vůbec možnost pracovat s čistě elektronickými dokumenty, protože bez dlouhodobého uchování by to nebylo možné, nebo velmi rizikové. Bylo pro nás důležité začít ve firmě pracovat elektronicky, resp. s elektronickými dokumenty.

    Aleš Kruczek

    ředitel IT, ALD Automotive s.r.o.

  • Systém nám výrazně usnadňuje denní práci v oblasti evidence dokumentů. Zejména jednoduchost integrace produktů MS Office pro ukládání dokumentů je výrazné usnadnění rutinních činností.

    Rudolf Pavlíček

    Project Manager

Typy dokumentů vyžadující archivaci

Shrnuli jsme, kolik let musíte archivovat jaký typ dokumentu. Máte to u vás ve firmě nastavené správně?

Typy dokumentů 

3 roky

5 let

6 let

10 let

45 let

Stejnopisy evidenčních listů z pozice zaměstnavatele

Check

Účetní doklady (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy, objednávkové listy, atd.)

Check

Účetní knihy

Check

Odpisové plány

Check

Inventurní soupisy

Check

Účtový rozvrh

Check

Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví

Check

Seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti

Check

Účetní závěrka

Check

Výroční zpráva

Check

Daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty

Check

Mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění (pokud zaměstnanec pobírá starobní důchod, lhůta se zkracuje na 10let)

Check
Hand

Archivují s námi

Bezpapírové uzavírání smluv v terénu se zrychlilo ze dvou týdnů na minuty

Otevřít studii

Migrace a archivace 48 milionů smluv za 4 měsíce

Otevřít studii

Důvěryhodný archiv umožnil sjednotit správu dokumentů

Otevřít studii

správa oprávnění

Přístupné odkudkoliv. Pokud máte oprávnění

Nezáleží jestli jste v kanceláři, na cestě nebo na dovolené. Dokumenty v archivu jednoduše vyhledáte vzdáleně bez nutnosti přebírat šanony. Každému uživateli potom transparentně nastavíte oprávnění.

visual

VYHLEDÁVÁNÍ V ARCHIVU

Vyhledejte cokoliv na dvě kliknutí

Díky chytrému vyhledávání, které filtruje fulltextově i podle metadat dokumentů, najdete cokoliv a odkudkoliv. Navíc si můžete přednastavit filtry, které vyhledávání dokumentů usnadní ještě víc.

visual

Zdroje dokumentů

Zapomeňte na ruční vkládání dokumentů do archivu

Dokumenty do archivu už nemusíte ručně ukládat. Archivace probíhá automaticky z vámi určených složek či e‑mailových adres. Archiv lze jednoduše napojit na váš stávající informační systém.

visual

Proč archivovat se Software602

Circle check

Jsme tu už 30 let

Circle check

Jsme kvalifikovaný poskytovatel

Circle check

Realizovali jsme stovky digitalizačních projektů

Circle check

Umíme cloud i on‑premise řešení

Hledáte řešení pro archivaci?

Využijte možnost on-line konzultace s naším odborníkem přes aplikaci Teams. Stačí si zde zarezervovat termín. Vše Vám rádi vysvětlíme a pomůžeme vybrat nejvýhodnější řešení. Nebo nám zašlete váš dotaz přes kontaktní formulář a my se vám ozveme.

Bezpečně a spolehlivě

Jsme certifikovaní podle mezinárodních norem řízení, které vydaly renomované globální certifikační společnosti. Klienti díky tomu mají jistotu, že naše procesy jsou efektivní a dodávky spolehlivé.

Více o certifikaci

O naše zkušenosti se dělíme

Webináře Webináře Webináře Blog Webináře Naše práce

Jak využít digitální archiv a zbavit se šanonů?

28. 02. 2023

00:58:16

Přednášející:

Sofa el. podepisování a archivace smluv

10. 06. 2021

00:51:25

Přednášející:

Sofa oběh, podepisování a archivace dokumentů

27. 05. 2021

00:51:25

Přednášející:

Pro více informací nám neváhejte napsat nebo zavolat

Nechte nám na sebe kontakt. Ozveme se Vám a naše produkty představíme po videohovoru nebo přímo u vás v organizaci. Poradíme, jak je můžete integrovat do organizace.

Odesláním formuláře souhlasíte ses

zpracováním osobních údajů.
Obrázek našich kontaktních osob
Ikona telefonu222 133 222hotline@602.cz