Oběh dokumentů
Automatická distribuce HR dokumentů
Automatizovaná distribuce směrnic a firemních dokumentů zajistí, že každý zaměstnanec obdrží potřebné informace včas a přehledně. Odpovědná osoba má na druhé straně online přehledný report o tom, kdo, s kterým dokumentem a kdy se seznámil. Systém umožňuje jednorázové seznámení s dokumenty nebo dynamická pravidla pro automatické přiřazování.
Proč automatizovat distribuci dokumentů k seznámení
'%3e%3ccircle%20cx='60.5'%20cy='45.5'%20r='25.5'%20fill='white'/%3e%3c/g%3e%3cpath%20d='M54%2046.0172L58.3333%2050.5L68%2040.5'%20stroke='%230066FF'%20stroke-width='3'/%3e%3cdefs%3e%3cfilter%20id='filter0_d_4154_4484'%20x='0'%20y='0'%20width='111'%20height='111'%20filterUnits='userSpaceOnUse'%20color-interpolation-filters='sRGB'%3e%3cfeFlood%20flood-opacity='0'%20result='BackgroundImageFix'/%3e%3cfeColorMatrix%20in='SourceAlpha'%20type='matrix'%20values='0%200%200%200%200%200%200%200%200%200%200%200%200%200%200%200%200%200%20127%200'%20result='hardAlpha'/%3e%3cfeOffset%20dx='-5'%20dy='10'/%3e%3cfeGaussianBlur%20stdDeviation='15'/%3e%3cfeComposite%20in2='hardAlpha'%20operator='out'/%3e%3cfeColorMatrix%20type='matrix'%20values='0%200%200%200%200%200%200%200%200%200%200%200%200%200%200%200%200%200%200.15%200'/%3e%3cfeBlend%20mode='normal'%20in2='BackgroundImageFix'%20result='effect1_dropShadow_4154_4484'/%3e%3cfeBlend%20mode='normal'%20in='SourceGraphic'%20in2='effect1_dropShadow_4154_4484'%20result='shape'/%3e%3c/filter%3e%3c/defs%3e%3c/svg%3e)
Přehled o tom, kdo s čím a kdy se seznámil
Jasné vymezení odpovědností a podklady pro audit
Automatické nebo ruční spuštění distribuce s odloženým zahájením
Jednorázové seznámení nebo dynamická pravidla přiřazení dokumentů
Už žádné obíhání zaměstnanců s papíry.
Typy dokumentů
Co vše můžete distribuovat automaticky
Automatizovaná distribuce umožňuje efektivní doručování široké škály nejen HR dokumentů k seznámení. Patří sem směrnice, interní předpisy, bezpečnostní pokyny, GDPR souhlasy, etické kodexy, pracovní řády, BOZP a PO školení nebo jakékoliv jiné dokumenty vyžadující potvrzení zaměstnance. Systém zajistí nejen správné doručení, ale i evidenci seznámení pro maximální přehlednost a právní jistotu.
Záznamy o všem
Mějte kompletní přehled. Obstojte před auditem
Vyšší transparentnost, právní jistota a efektivnější řízení HR procesů. Jakožto zaměstnavatel můžete snadno doložit splnění povinností, jako je proškolení BOZP, GDPR souhlasy nebo interní směrnice. Automatická evidence eliminuje administrativní zátěž, minimalizuje riziko nedodržení předpisů a umožňuje rychlou kontrolu při auditech. Navíc usnadňuje zpětnou dohledatelnost a zajišťuje, že každý zaměstnanec obdržel a potvrdil důležité informace.
Rozesílka dokumentů
Odesílání na základě automatizačních pravidel i ručně
Jakožto zaměstnavatel můžete plánovat distribuci směrnic, školení či jiných dokumentů předem, což zajistí, že zaměstnanci obdrží informace ve správný čas. Automatizace minimalizuje manuální zásahy, eliminuje riziko opomenutí a umožňuje hladký průběh procesů i při velkém objemu dokumentů. Ruční spuštění pak dává možnost okamžité reakce na aktuální potřeby organizace.
Potvrzení seznámení podpisem
Online reporting o stavu plnění seznámení
HR nebo jinému odpovědnému uživateli je k dispozici online report o stavu seznámení se s dokumenty ze strany zaměstnanců. Report je k dispozici přes dokumenty, aby bylo zřejmé, kdo všechno a kdy se seznámil, nebo přes zaměstnance, kde je zřejmé, jak plní požadavky na seznámení s dokumenty.
Neměňte svůj ekosystém. Vylepšete ho s integrací našich služeb.
Zdokumentované API umožňuje snadnou integraci na vaše stávající systému, včetně nastavení schvalovacích a podepisovacích workflow přímo z vašich systémů. Podporuje vzdálený elektronický podpis a zajišťuje dlouhodobý důvěryhodný archiv. Navíc máme připravené projektové integrace na Helios, SAP, Cornerstone, Microsoft a další systémy.
Chcete poradit s výběrem řešení?
Využijte možnost on-line konzultace s naším odborníkem přes aplikaci Teams. Stačí si zde zarezervovat termín. Vše Vám rádi vysvětlíme a pomůžeme vybrat nejvýhodnější řešení. Nebo nám zašlete váš dotaz přes kontaktní formulář a my se vám ozveme.
Pro více informací nám neváhejte napsat nebo zavolat
Nechte nám na sebe kontakt. Ozveme se Vám a naše produkty představíme po videohovoru nebo přímo u vás v organizaci. Poradíme, jak je můžete integrovat do organizace.
